Lesson 9: Emails and chat messages

Writing is different from speaking. Emails are a bit more formal. Chat messages (Slack, Teams) are short and direct. Choose the tone that fits the person and the situation.

L’écrit diffère de l’oral : un email est plus formel, un message de chat est court et direct. Choisis le ton selon la personne et la situation.

An email, step by step

Part	English	Français
Subject	“Question about the release date”	Une question sur la date de livraison
Opening	“Hi Sam,” / “Dear Ms Brown,”	Bonjour Sam, / Chère Madame Brown,
Warm-up	“I hope you’re well.”	J’espère que vous allez bien.
Reason	“I’m writing to ask about…”	Je vous écris pour demander…
Context	“As discussed in our meeting, …”	Comme évoqué en réunion, …
Request	“Could you please send me the report?”	Pourriez-vous m’envoyer le rapport ?
Attachment	“Please find attached the slides.”	Vous trouverez ci-joint les diapositives.
Closing	“Let me know if you have any questions.”	N’hésitez pas à me dire si vous avez des questions.
Sign-off	“Best regards,” / “Kind regards,”	Cordialement,

For colleagues you know well, “Hi Sam,” and “Thanks,” or “Best,” are enough. Avec des collègues que tu connais bien, « Hi Sam, » et « Thanks, » suffisent.

Useful email phrases

• “Following up on my last email, …” (Suite à mon dernier email, …)
• “Just a quick reminder about…” (Petit rappel concernant…)
• “Would it be possible to move the meeting to Thursday?” (Serait-il possible de déplacer la réunion à jeudi ?)
• “Thanks for getting back to me.” (Merci de m’avoir répondu.)
• “Apologies for the late reply.” (Toutes mes excuses pour ma réponse tardive.)
• “I look forward to hearing from you.” (Dans l’attente de votre réponse.)

Chat messages (Slack, Teams)

Keep it short. Put the main point first. Va droit au but, mets l’essentiel d’abord.

• “Quick question: where’s the staging URL?” (Petite question : où est l’URL de staging ?)
• “Can you take a look at my PR when you have a minute?” (Peux-tu regarder ma PR quand tu as une minute ?)
• “Heads-up: I’m deploying in 10 minutes.” (Info : je déploie dans 10 minutes.)
• “Ping me if you need anything.” (Envoie-moi un message si tu as besoin.)
• “Thanks, that’s super helpful!” (Merci, c’est très utile !)

Common abbreviations (Abréviations courantes)

Abbreviation	Meaning	Français
FYI	for your information	pour info
ASAP	as soon as possible	dès que possible
EOD	end of day	fin de journée
ETA	estimated time of arrival	date estimée
LGTM	looks good to me	ça me va
WIP	work in progress	en cours
OOO	out of office	absent du bureau
TL;DR	too long, didn’t read	en bref
IMO	in my opinion	à mon avis
AFAIK	as far as I know	à ma connaissance
PTAL	please take a look	merci de regarder

Utilise-les avec des collègues, pas dans un email très formel.

Tone: formal or informal?

Informal	More formal
“Can you send it?”	“Could you please send it?”
“Thanks!”	“Thank you for your help.”
“Let me know.”	“Please let me know if you have any questions.”
“Sorry!”	“Apologies for the inconvenience.”

À retenir

• Email : objet clair, une demande par message, formule de politesse à la fin.
• Chat : l’essentiel dans la première phrase, abréviations autorisées.
• « Could you please… » est plus poli que « Can you… ».

You now have the building blocks of English at work. Use the reference posts to go deeper: tenses, linking words and the most useful verbs.